Besok (9/4) saya mendapat undangan untuk kegiatan Evaluasi Manajemen Risiko Pelaksanaan Upacara Penyerahan Ijazah.

Dahulu ketika hotel ini bernama Horison juga sudah pernah ada acara ditempat ini.

Grand Arkenzo Parkview Hotel Simpang Lima, dahulu dikenal dengan Hotel Horison, terletak di bibir Simpang Lima arah KH Ahmad Dahlan, ya… hotel ini gedungnya menyatu dengan Simpang Lima Plaza. Jadi, yang punya kegiatan atau menginap ditempat ini ada pintu akses menuju ke Plasa Simpang Lima.

Seperti halnya Hotel Ciputra yang berada satu komplek dengan Ciputra Mall Simpang Lima, para tamu juga memiliki akses ke mall pada komplek gedung tersebut.

Skedul acara, dimulai pukul 07.00 dan berakhir pukul 16.00, dengan waktu Isoma (Istirahat, Sholat, dan Makan) pada pukul 12.00 – 13.00. Hanya ada coffe break sekali pada pukul 10.00 – 10.30.

Mengapa Perlu Dievaluasi Terkait Manajemen Risiko

Ada sesuatu yang memerlukan evaluasi terhadap risiko pelaksanaan pada penyerahan ijazah dan transkrip kepada lulusan. Ketika ada banyak protes yang datang terlambat tidak boleh masuk ruangan upacara.

Sebenarnya, asalkan peraturan seperti ini sejak dahulu kala diterapkan, sudah barangtentu tidak menuai protes, tetapi ketika menerapkan aturan yang sebenarnya, risikonya ya diprotes oleh peserta yang terlambat. Wajar….

Penyerahan Ijazah dan Transkrip Berjalan Dua Jalur

Inilah, alasan utama dari panitia penyelenggara tidak membolehkan peserta terlambat yang sangat, karena toleransi keterlambatan yang diberikan sekitar 45 menit sudah waktu yang longgar, tetapi karena tradisi sebelumnya, terlambat masuk boleh dengan salaman terakhir tanpa memeroleh ijazah, maka saat ini wisudawan yang melebihi toleransi tidak diperkenankan masuk ruang upacara.

Ketika diperbolehkan masuk ruangan, sedangkan kelompok fakultas mereka sudah berjalan, maka akan menyulitkan panitia dalam mensortir map ijazah.

Manajemen Risiko

Apa itu Manajemen Risiko? Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Seperti dikutip dari Wikipedia.

Apa itu manajemen risiko? Pengertian manajemen risiko adalah suatu proses identifikasi, analisis, penilaian, pengendalian, dan upaya menghindari, meminimalisir, atau bahkan menghapus risiko yang tidak dapat diterima. Seperti dikutip dari Maxmanroe.

Dalam hal ini risiko berhubungan dengan pendekatan atau metodologi dalam menghadapi ketidakpastian dalam bisnis. Dalam KBBI arti kata risiko adalah akibat yang kurang menyenangkan (merugikan, membahayakan) dari suatu tindakan. Ketidakpastian ini bisa berupa ancaman, pengembangan strategi, dan mitigasi risiko.

Dalam perusahaan, manajemen risiko (risk management) adalah suatu proses perencanaan, pengaturan, pemimpinan, dan pengontrolan aktivitas sebuah organisasi untuk meminimalisir resiko pendapatan perusahaan.

Dari dua pengertian tersebut manajemen risiko perlu dievaluasi terkait hal dimaksud guna menghindari situasi yang kurang menyenangkan dikemudian hari.

Masih banyak lagi pendapat para ahli mengenai manajemen risiko ini, terutama dari sudut pandang kasus perkasus.

Upacara Penyerahan Ijazah

Risikonya apa sehingga upacara penyerahan ijazah dalam penyelenggaraan wisuda dievaluasi, berarti ada yang kurang menyenangkan diantara peserta wisuda kali ini.

Penyerahan ijazah berjalan dua rombongan, risikonya panitia yang biasanya melayani satu rombongan dibagi menjadi dua rombongan, dan pengantar map ijazah juga berjalan dua kelompok. Panitia ekstra keras bekerja memilahkan peserta yang datang terlambat.

Untuk menghindari tertukarnya ijazah dikarenakan ada peserta yang menyelinap, peserta yang datang terlambat tidak boleh masuk ruangan. Bukan karena ini saja, karena peserta Cumlaude dan non-Cumlaude di pisahkan.

Penuh Risiko, Makan Buah Simalakama

Ketika peserta yang datang terlambat tidak boleh masuk ruangan memang penuh risiko, dengan diprotes oleh peserta. Namun sebaliknya, jika peserta terlambat datang boleh masuk juga penuh risiko atas penyerahan ijazah yang sudah diurutkan, karena ijazah diterimakan langsung oleh Dekan/Direktur mewakili Rektor.

Sepertinya risiko gaduh didalam ruangan upacara menjadi prioritas utama daripada gaduh diluar ruangan upacara, karena peserta yang datang terlambat hanya boleh masuk diruang transit dan tidak boleh masuk ruang utama.

Pembahasan ini bakal seru, bila semua yang berkompeten menghadiri undangan tersebut.

Dimulai dari Pembagian Tiket Undangan

Tiket undangan yang diberikan kepada orang tua peserta yang memiliki predikat Cumlaude juga menuai protes dari peserta, dikarenakan jumlah kursi atau tempat di balkon tidak menampung peserta yang memiliki predikat Cumlaude.

Kapasitas 600 tempat duduk sama dengan 300 pasang, membuat tiket habis dengan segera karena peserta yang Cumlaude mendekati angka 500 orang artinya berarti akan ada 500 pasang atau 1000 orang yang berebut.

Tetapi undangan tidak untuk rebutan, panitia telah berusaha mendistribusikan secara merata ke seluruh prodi yang ada.

Pemisahan Cumlaude dan non-Cumlaude

Pemisahan peserta berpredikat tertentu tidak menjadi masalah, tetapi ketika harus memilah prodi dalam dua kelompok, harus jelas penyebutannya, A atau B.

Inipun sedikit menuai pertanyaan, karena peserta tidak hafal, ia berpredikat apa, ketika masuk ruangan mencari tempat duduknya harus bolak-balik kedepan kebelakang.

Mungkinkah perlu matrik atau tabel tata letak? Dan apakah akan dipisahkan antara. Ditunggu saja hasilnya workshopnya, tetapi sekilas sebaiknya daftar peserta itu urut pendaftaran sehingga yang menempel kartu ke kursi lebih mudah.

Sekian tentang manajemen risiko kali ini. Hal ini bukan rujukan tetapi hanya uraian pendekatan terkait dengan topik materi yang dibahas.

Risiko Reputasi

Wisuda termasuk upacara akademik, sehingga harus diselenggarakan sebaik mungkin karena kegiatan itu memberikan dampak risiko reputasi kepada institusi.

Risiko ini hal yang paling menonjol dan penting adalah tentang risiko dari reputasi.

Semoga bermanfaat.

Salam.

EswedeWea
Editor Kissparry